סריקת מסמכים באמצעות לשכת סריקה מקצועית מתאימים בדרך כלל לארגונים גדולים, מוסדות ממשלה וגופים עם כמויות גדולות של מסמכים. אם אתם צריכים לסרוק עד מיליון מסמכים, כדאי לעשות זאת עם חברות הסריקה הקטנות. בכל מקרה, אם אתם זקוקים לשירותי סריקה באתר הלקוח בירושלים, הדרך הטובה ביותר היא לפנות אלינו.
חשוב להגדיר אילו שירותי סריקה אתם רוצים – האם תרצו לסרוק כל מסמך שקיים בארגון או לסרוק מסמכים ישנים בלבד. ארגונים קטנים יכולים לסרוק בעצמם. לשם כך תצטרכו לרכוש או לשכור סורק מסמכים מקצועי לסריקת ארכיון. לחלופין, תוכלו להזמין שירות מחברת סריקה קטנה שתגיע למשרדכם. שרותי סריקה באתר הלקוח מאפשרים לבצע פרוייקטים גדולים ומורכבים עם כמויות גדולות של מסמכים מבלי להוציא את החומר מהמשרד, ובכך להגביר את אבטחת המידע בארגון.
סריקת מסמכים בירושלים
סריקת מסמכים מאפשרת לארגון לחסוך משאבי זמן וחומר והיא מייצרת קבצים דיגיטליים באיכות גבוהה הזהים למקור. סריקת המסמכים היא ציון דרך חשוב בדרך ל"משרד ללא נייר" שיאפשר לכם להיפטר מהמסמכים הרבים ולעבור לדיגיטציה מלאה בארגון. במקום לייצר מסמכים (עלויות נייר, דיו, זמן) תעברו להשתמש בקבצים דיגיטליים. כשצריך להעביר את המסמך, עושים זאת במייל.
אם הארגון שלכם ממוקם בירושלים, סקאנבוק תשמח לתת לכם שירות, כולל סריקה באתר הלקוח. לאחר שהוחלט על סריקת מסמכי הארגון צריך לחשוב האם רוצים שהסריקה תהיה מתוך תוכנת ניהול מסמכים או שהמסמכים ייסרקו באופן נפרד ל PDF. התוכנה מאפשרת לקלוט מסמכים חדשים בכל עת למערכת באמצעות מודול סריקה חכם. ניהול מסמכים באמצעות תוכנה מאפשר גם זיהוי אוטומטי של ברקודים המודבקים על המסמך (הברקוד "מלמד" את התוכנה על מהות המסמך ומיקומו הרצוי).
תוכנת ניהול מסמכים
לתוכנת ניהול מסמכים טובה יש יכולות זיהוי טקסט תוך כדי סריקה (באמצעות OCR בעברית), היא יכולה להמיר פורמטים של קבצים, להתממשק למערכת ERP, לתת שמות באופן אוטומטי לכל קובץ, לבצע חיפוש מהיר כדי לשלוף כל קובץ שרוצים באמצעות הקלדת מילות חיפוש ועוד. מערכת ניהול מסמכים עובדת כמודול המשתלב בתוכנות ERP והיא יכולה לפעול גם כתוכנה נפרדת ועצמאית. הכול תלוי בדרישות הארגון.
חברות המציעות פתרונות ליצירת "משרד ללא נייר", בדרך כלל מספקות שירותי המרת מסמכים סרוקים לפורמט PDF בר חיפוש, באמצעות תוכנות OCR המאפשרות לבצע חיפוש בתוכן המסמכים בקלות.