🗂️ סריקת מסמכים לעסקים – מהפכה בניהול המידע
בעולם העסקי המודרני, שבו מהירות, דיוק ונגישות הם מפתח להצלחה, סריקת מסמכים לעסקים הפכה לכלי חיוני. מסמכים מודפסים — חוזים, חשבוניות, דוחות, תעודות, טפסים — הם חלק בלתי נפרד מהפעילות השוטפת של כל ארגון. אך כאשר הם נשארים בפורמט פיזי, הם דורשים מקום אחסון, חשופים לנזקים, קשים לחיפוש ולעיתים גם מאטים תהליכים.
סריקת מסמכים לעסקים היא פתרון חכם שמאפשר להפוך את כל התוכן המודפס לקבצים דיגיטליים נגישים, מאובטחים וניתנים לניהול. מדובר בתהליך שמייעל את העבודה, חוסך זמן וכסף, ומשפר את הארגון הפנימי של העסק.
אנו מציעים שירות סריקת מסמכים לעסקים מכל סוג, כולל:
- סריקת חוזים והסכמים
- סריקת חשבוניות וקבלות
- סריקת דוחות כספיים
- סריקת תעודות, רישיונות וטפסים
- סריקת תיקי לקוחות, תיקי עובדים ומסמכי הנהלה
הסריקה מתבצעת באיכות גבוהה, תוך שמירה על פרטיות מלאה, וכוללת גם שירותי OCR (זיהוי טקסט) שמאפשרים להפוך את המסמך לתוכן חי, שניתן לחפש בו, לערוך אותו ולשלב אותו במערכות ניהול.
היתרונות של סריקת מסמכים לעסקים כוללים:
- גישה מהירה למידע: במקום לחפש בארון, פשוט מקלידים מילה ומוצאים את המסמך.
- שיפור אבטחת מידע: שמירה בענן, גיבוי אוטומטי, הרשאות גישה.
- חיסכון במקום: אין צורך באחסון פיזי, מדפים, קלסרים או ארכיונים.
- שיפור תהליכים: שילוב במסלולי עבודה דיגיטליים, חתימה אלקטרונית, שליחה אוטומטית.
- הנגשה מרחוק: גישה למסמכים מכל מקום, בכל זמן, מכל מכשיר.
עסקים קטנים, בינוניים וגדולים כאחד יכולים ליהנות מהשירות. בין אם מדובר במשרד עורכי דין, משרד רואי חשבון, חברת הייטק, מוסד חינוכי או ארגון ציבורי — סריקת מסמכים היא השקעה שמחזירה את עצמה במהירות.
📄 המרת מסמכים ל-PDF ו-Word
אחד השלבים המרכזיים בתהליך סריקת מסמכים הוא ההמרה לפורמט דיגיטלי נוח לשימוש. אנו מציעים שירות המרת מסמכים ל-PDF ו-Word, עם תמיכה מלאה בעברית, שמירה על מבנה המסמך המקורי וזיהוי טקסט מדויק.
המרת מסמכים ל-PDF היא הבחירה המועדפת על עסקים רבים, בזכות היתרונות הבאים:
- שמירה על עיצוב: המסמך נראה בדיוק כפי שהוא היה מודפס.
- אבטחה: אפשרות להגנה בסיסמה, חתימה דיגיטלית, הגבלת עריכה.
- שיתוף קל: שליחה במייל, העלאה לאתר, שילוב במערכות ניהול.
- תאימות מלאה: פתיחה בכל מכשיר, בכל מערכת הפעלה.
המרת מסמכים ל-Word מתאימה במיוחד כאשר יש צורך בעריכה, תרגום או שילוב בתוכן חדש. היתרונות כוללים:
- עריכה חופשית: שינוי טקסט, עיצוב, הוספת תמונות או טבלאות.
- שילוב במערכות עסקיות: יצירת דוחות, טפסים, הצעות מחיר.
- תמיכה בשפות שונות: כולל עברית, אנגלית, רוסית, ערבית ועוד.
- שיפור נגישות: התאמה לקוראי מסך, הגדלה, תרגום לשפה פשוטה.
המערכת שלנו יודעת להתמודד עם מסמכים מורכבים — טפסים עם שדות, מסמכים עם טבלאות, גרפיקה, חתימות, חותמות ועוד. אנו מבטיחים תוצאה מדויקת, איכותית ונוחה לשימוש.
בנוסף, אנו מציעים שירותי עיבוד מתקדמים:
- ניקוי רעשים מהסריקה
- תיקון צבעים וחדות
- יישור עמודים
- הסרת רקעים או סימנים
כל לקוח מקבל פתרון מותאם אישית, לפי סוג המסמכים, כמותם, השפה, רמת האבטחה הנדרשת והמערכת שבה הוא משתמש.
🔐 ניהול מסמכים דיגיטליים לעסקים
סריקת מסמכים היא רק הצעד הראשון. השלב הבא — והחשוב לא פחות — הוא ניהול המסמכים הדיגיטליים. בעסקים רבים, המסמכים הסרוקים נשמרים בתיקיות, אך ללא מערכת ניהול מסודרת, הם עלולים ללכת לאיבוד, להישמר בכפילות או להיות חשופים לגורמים לא מורשים.
ב-PDFtoWord.co.il אנו מציעים פתרונות לניהול מסמכים דיגיטליים, כולל:
- תיוג אוטומטי: לפי סוג מסמך, תאריך, לקוח, נושא.
- חיפוש חכם: לפי מילה, ביטוי, מספר מסמך, שם לקוח.
- הגדרת הרשאות גישה: מי יכול לראות, לערוך, לשתף או למחוק.
- גיבוי בענן: שמירה מאובטחת, גישה מכל מקום, שחזור במקרה של תקלה.
- אינטגרציה עם מערכות קיימות: CRM, ERP, חשבונאות, ניהול משימות.
ניהול מסמכים דיגיטליים מאפשר לעסק:
- לשמור על סדר: כל מסמך נמצא במקום הנכון, בזמן הנכון.
- לשפר את השירות: גישה מהירה למסמכים מול לקוחות, ספקים ושותפים.
- לשמור על פרטיות: הגנה על מידע רגיש, עמידה בתקנות GDPR ותקנות מקומיות.
- לייעל תהליכים: שליחה אוטומטית, תזכורות, חתימה דיגיטלית, מעקב אחר שינויים.
המערכת שלנו מתאימה לעסקים בכל גודל, וניתנת להתאמה אישית לפי צרכים ספציפיים. ניתן לבחור בין פתרון מקומי (שרת פנימי) לבין פתרון בענן, כולל תמיכה טכנית, הדרכה והטמעה.
ניהול מסמכים דיגיטליים הוא לא רק נוחות — הוא גם ביטחון. הוא מאפשר לעסק להתמודד עם עומס מידע, לשמור על תקינות תהליכים, ולהתמקד במה שחשוב באמת: צמיחה, שירות ומקצועיות.
🖨️ שירותי סריקת מסמכים מקצועיים – רק סקאנבוק
עסקים רבים מתלבטים האם לבצע סריקת מסמכים בעצמם או לפנות לשירות מקצועי. לכאורה, רכישת סורק איכותי והקצאת עובד למשימה נראים כמו פתרון חסכוני. אך בפועל, שירותי סריקת מסמכים מקצועיים מציעים יתרונות משמעותיים שלא ניתן להשיג באמצעים ביתיים או משרדיים פשוטים.
דיוק ואיכות בלתי מתפשרת
שירות מקצועי משתמש בציוד מתקדם שמספק:
- סריקה ברזולוציה גבוהה (300–600 DPI)
- סריקה דו-צדדית אוטומטית
- תיקון צבעים, יישור עמודים וניקוי רעשים
- זיהוי טקסט OCR מדויק בעברית ובאנגלית
המשמעות היא מסמכים קריאים, נגישים, ומוכנים לשימוש מיידי — בלי צורך בעריכה נוספת.
חיסכון בזמן ומשאבים
סריקת מאות או אלפי מסמכים היא משימה שדורשת זמן רב, ריכוז, וסבלנות. שירות מקצועי מבצע את העבודה במהירות, עם צוות מיומן, ומחזיר את התוצאה תוך ימים ספורים. כך העסק יכול להתמקד במה שחשוב באמת — פעילות שוטפת, שירות לקוחות, וצמיחה.
אבטחת מידע ופרטיות
עסקים רבים מתמודדים עם מידע רגיש: פרטי לקוחות, מסמכים משפטיים, דוחות כספיים. שירות סריקה מקצועי מתחייב לשמירה על סודיות, כולל:
- עבודה בחדרים מאובטחים
- גישה מוגבלת לצוות מורשה בלבד
- מחיקת קבצים לאחר מסירה
- אפשרות להעברת קבצים מוצפנים
בכך נמנע סיכון של דליפת מידע, גניבה או שימוש לא מורשה.
התאמה לצרכים עסקיים
שירות מקצועי יודע להתאים את הסריקה לצרכים הספציפיים של העסק:
- סריקה לפי תיקיות, לקוחות, תאריכים
- שילוב עם מערכות ניהול קיימות
- תיוג אוטומטי לפי נושא או קטגוריה
- יצירת קבצים בפורמט מותאם (PDF, TIFF, JPG, DOCX)
כך מתקבל פתרון שלם, ולא רק קובץ סרוק.
דוגמה מהשטח
חברת נדל"ן שפנתה אלינו עם ארכיון של 12,000 מסמכים פיזיים, הצליחה תוך שבוע להפוך את כל התוכן לדיגיטלי, כולל תיוג לפי פרויקט, לקוח ותאריך. התוצאה: גישה מהירה למסמכים, שיפור תהליכי עבודה, וחיסכון של כ-30 שעות עבודה חודשיות.
לסיכום, שירותי סריקת מסמכים מקצועיים הם לא רק נוחות — הם השקעה חכמה שמחזירה את עצמה במהירות. במקום להתמודד עם ציוד, תוכנות, טעויות וזמן עבודה, פשוט נותנים למומחים לעשות את העבודה — ומקבלים תוצאה מושלמת.
🌐 איך סריקת מסמכים תומכת בטרנספורמציה דיגיטלית
הטרנספורמציה הדיגיטלית היא תהליך שבו עסקים עוברים ממערכות מסורתיות לפתרונות טכנולוגיים מתקדמים. זה כולל אוטומציה, עבודה בענן, ניהול מידע חכם, ושיפור חוויית הלקוח. סריקת מסמכים היא אחד הצעדים הראשונים והחשובים בתהליך הזה — והיא מהווה בסיס לכל שינוי דיגיטלי משמעותי.
נגישות מכל מקום
כאשר המסמכים נמצאים בענן, ניתן לגשת אליהם מכל מכשיר, בכל זמן, מכל מקום. זה מאפשר:
- עבודה מרחוק
- שיתוף פעולה בין צוותים
- תגובה מהירה ללקוחות
- גיבוי ושחזור במקרה של תקלה
עסק שמבצע סריקה ומעבר לדיגיטל הופך לגמיש יותר, יעיל יותר, ומוכן להתמודד עם כל אתגר.
שילוב עם מערכות ניהול
מסמכים סרוקים יכולים להשתלב במערכות CRM, ERP, ניהול משימות, חשבונאות ועוד. כך ניתן:
- לקשר מסמכים ללקוחות, עסקאות או פרויקטים
- להפעיל תהליכים אוטומטיים (שליחה, חתימה, תזכורת)
- לעקוב אחר גרסאות ושינויים
- לשפר את הבקרה והדיווח
המעבר לדיגיטל מאפשר לעסק לעבוד בצורה חכמה, מסונכרנת ומדויקת.
עמידה בתקנות וסטנדרטים
בעידן שבו פרטיות ואבטחת מידע הם נושאים מרכזיים, סריקת מסמכים מאפשרת לעסק:
- לשמור על מסמכים לפי תקנות GDPR
- להגדיר הרשאות גישה לפי תפקיד
- לבצע גיבויים אוטומטיים
- להבטיח שלמות ואמינות המידע
עסק שעובר לדיגיטל לא רק משתפר — הוא גם מגן על עצמו משפטית ורגולטורית.
שיפור חוויית הלקוח
לקוחות מצפים לשירות מהיר, מדויק ונגיש. סריקת מסמכים מאפשרת:
- שליחה מיידית של חוזים, חשבוניות או תעודות
- גישה למסמכים ישנים לפי בקשה
- טיפול מהיר בתלונות או בירורים
- שקיפות מלאה בתהליכים
עסק דיגיטלי הוא עסק שמכבד את לקוחותיו, ומספק להם חוויה איכותית.
דוגמה מהשטח
מוסד חינוכי שביצע סריקה של תיקי תלמידים, תעודות, ומסמכים רגולטוריים, הצליח לשפר את תהליך הרישום, להאיץ את הטיפול בפניות, ולשפר את הבקרה הפנימית. התוצאה: חיסכון של 50% בזמן אדמיניסטרטיבי, ושיפור משמעותי בשביעות רצון ההורים.
💼 סריקת מסמכים לעסקים קטנים ובינוניים
עסקים קטנים ובינוניים (SMB) מתמודדים עם אתגרים ייחודיים: תקציבים מוגבלים, כוח אדם מצומצם, צורך בגמישות ותגובה מהירה. סריקת מסמכים היא אחד הכלים שיכולים להעניק להם יתרון תחרותי משמעותי — בלי השקעה גדולה, ועם תוצאה מיידית.
ב-PDFtoWord.co.il אנו עובדים עם מאות עסקים קטנים ובינוניים, ומציעים להם פתרונות מותאמים אישית:
- סריקת מסמכים לפי דרישה: אין צורך לרכוש ציוד או להעסיק עובדים.
- תמחור גמיש: לפי כמות, סוג מסמכים, תדירות.
- שירות מהיר: איסוף, סריקה, עיבוד ושליחה תוך ימים ספורים.
- תמיכה מלאה: הדרכה, הטמעה, שירות לקוחות זמין.
עסקים קטנים נהנים מהיתרונות הבאים:
- חיסכון בזמן: פחות חיפוש, פחות טעויות, פחות בירוקרטיה. כל מסמך נגיש בלחיצת כפתור.
- שיפור שירות לקוחות: גישה מהירה למסמכים מאפשרת תגובה מהירה לפניות, טיפול יעיל בתלונות, והצגת מידע מדויק.
- הגברת אבטחת מידע: שמירה בענן עם גיבויים, הרשאות גישה, והצפנה — גם לעסקים שאין להם מחלקת IT.
- הפחתת עלויות תפעול: אין צורך באחסון פיזי, מדפסות, נייר, או כוח אדם שמטפל בארכיונים.
- שיפור תדמית עסקית: לקוחות וספקים מעריכים עסק שמתנהל בצורה דיגיטלית, מסודרת ומתקדמת.
עסקים בינוניים, שמתחילים לגדול ולהתרחב, מוצאים בסריקת מסמכים פתרון קריטי לניהול המידע. ככל שכמות המסמכים גדלה, כך עולה החשיבות של סדר, נגישות, ואוטומציה. סריקת מסמכים מאפשרת להם:
- להתכונן לצמיחה: בניית תשתית דיגיטלית שתומכת בהתרחבות.
- לשפר תהליכים פנימיים: שילוב המסמכים במערכות ניהול, אוטומציה של משימות, מעקב אחר שינויים.
- לעמוד בתקנות: שמירה על מסמכים לפי דרישות החוק, כולל נגישות, פרטיות, ושקיפות.
- לשפר את שיתוף הפעולה: עובדים יכולים לגשת למסמכים מכל מקום, לשתף, לערוך ולעקוב אחר גרסאות.
דוגמה מהשטח: משרד רואי חשבון קטן
משרד רואי חשבון בתל אביב, עם 4 עובדים, פנה אלינו לאחר שהתקשה לנהל את תיקי הלקוחות. המסמכים היו מפוזרים בקלסרים, חלקם נסרקו באיכות נמוכה, וחלקם כלל לא היו נגישים מרחוק. לאחר סריקה מקצועית של כל תיקי הלקוחות, המרה ל-PDF עם OCR, והטמעה במערכת ניהול מסמכים בענן — המשרד דיווח על:
- קיצור זמן טיפול בתיק ב-40%
- ירידה של 60% בשגיאות הקלדה
- שיפור משמעותי בשביעות רצון הלקוחות
- חיסכון של אלפי שקלים בשנה על אחסון ונייר
דוגמה נוספת: סטארטאפ בתחום החינוך
סטארטאפ בתחום הפיתוח החינוכי, עם צוות של 12 עובדים, נדרש לשמור על מסמכים רגולטוריים, חוזים עם מוסדות, ודוחות פנימיים. לאחר סריקה והמרה ל-PDF, הם שילבו את המסמכים במערכת ניהול משימות, והצליחו:
- לשפר את תהליך הבקרה הפנימי
- להאיץ את תהליך ההגשה למכרזים
- לשמור על תאימות מלאה לדרישות משרד החינוך
🧾 סריקת מסמכים לעסקים – לא מותרות, אלא הכרח
בעידן הדיגיטלי, סריקת מסמכים לעסקים היא לא רק פתרון טכנולוגי — היא השקעה אסטרטגית. היא מאפשרת לעסק להתנהל בצורה חכמה, מסודרת, מאובטחת ויעילה. היא חוסכת זמן, כסף, ומאמץ, ומעניקה לעסק יתרון תחרותי אמיתי.
בין אם אתה עסק קטן שמחפש סדר, או ארגון גדול שזקוק לאוטומציה — סריקת מסמכים היא הצעד הראשון בדרך לניהול מידע חכם.
ב-PDFtoWord.co.il אנו מציעים שירותים מותאמים אישית, עם ליווי מלא, איכות בלתי מתפשרת, ומחויבות לשביעות רצון הלקוח. נשמח לעזור גם לך לעשות את המעבר לדיגיטל — בקלות, במהירות, ובמקצועיות.
שירות לסריקת מסמכים לעסקים
סריקת מסמכים באמצעות לשכת סריקה מקצועית מתאימים בדרך כלל לארגונים גדולים, מוסדות ממשלה וגופים עם כמויות גדולות של מסמכים. אם אתם צריכים לסרוק עד מיליון מסמכים, כדאי לעשות זאת עם חברות הסריקה הקטנות. בכל מקרה, אם אתם זקוקים לשירותי סריקה באתר הלקוח בירושלים, הדרך הטובה ביותר היא לפנות אלינו.
חשוב להגדיר אילו שירותי סריקה אתם רוצים – האם תרצו לסרוק כל מסמך שקיים בארגון או לסרוק מסמכים ישנים בלבד. ארגונים קטנים יכולים לסרוק בעצמם. לשם כך תצטרכו לרכוש או לשכור סורק מסמכים מקצועי לסריקת ארכיון. לחלופין, תוכלו להזמין שירות מחברת סריקה קטנה שתגיע למשרדכם. שרותי סריקה באתר הלקוח מאפשרים לבצע פרוייקטים גדולים ומורכבים עם כמויות גדולות של מסמכים מבלי להוציא את החומר מהמשרד, ובכך להגביר את אבטחת המידע בארגון.
חברה לסריקת מסמכים לעסקים
סריקת מסמכים מאפשרת לארגון לחסוך משאבי זמן וחומר והיא מייצרת קבצים דיגיטליים באיכות גבוהה הזהים למקור. סריקת המסמכים היא ציון דרך חשוב בדרך ל"משרד ללא נייר" שיאפשר לכם להיפטר מהמסמכים הרבים ולעבור לדיגיטציה מלאה בארגון. במקום לייצר מסמכים (עלויות נייר, דיו, זמן) תעברו להשתמש בקבצים דיגיטליים. כשצריך להעביר את המסמך, עושים זאת במייל.
אם הארגון שלכם ממוקם בירושלים, סקאנבוק תשמח לתת לכם שירות, כולל סריקה באתר הלקוח. לאחר שהוחלט על סריקת מסמכי הארגון צריך לחשוב האם רוצים שהסריקה תהיה מתוך תוכנת ניהול מסמכים או שהמסמכים ייסרקו באופן נפרד ל PDF. התוכנה מאפשרת לקלוט מסמכים חדשים בכל עת למערכת באמצעות מודול סריקה חכם. ניהול מסמכים באמצעות תוכנה מאפשר גם זיהוי אוטומטי של ברקודים המודבקים על המסמך (הברקוד "מלמד" את התוכנה על מהות המסמך ומיקומו הרצוי).
תוכנת ניהול מסמכים
לתוכנת ניהול מסמכים טובה יש יכולות זיהוי טקסט תוך כדי סריקה (באמצעות OCR בעברית), היא יכולה להמיר פורמטים של קבצים, להתממשק למערכת ERP, לתת שמות באופן אוטומטי לכל קובץ, לבצע חיפוש מהיר כדי לשלוף כל קובץ שרוצים באמצעות הקלדת מילות חיפוש ועוד. מערכת ניהול מסמכים עובדת כמודול המשתלב בתוכנות ERP והיא יכולה לפעול גם כתוכנה נפרדת ועצמאית. הכול תלוי בדרישות הארגון.
חברות המציעות פתרונות ליצירת "משרד ללא נייר", בדרך כלל מספקות שירותי המרת מסמכים סרוקים לפורמט PDF בר חיפוש, באמצעות תוכנות OCR המאפשרות לבצע חיפוש בתוכן המסמכים בקלות.
אם בעבר ארגונים היו אוספים כמות גדולה של מסמכים ומעבירים לאחסון בארכיון (ארכיב, בית ארכיב, בית גניזה) חיצוני ללא סריקת המסמכים בטרם גניזתם, היום סורקים את החומר ושומרים את המסמכים הסרוקים בארכיון אלקטרוני המנוהל בשרת הקבצים הארגוני. במשרדים בהם שטחי המדף מוגבלים, קיימת נטייה להשתמש במכשירים המשלבים מכונת צילום, מדפסת, פקס וסורק מסמכים. מכשירים אלה קטנים ופשוטים להפעלה וסריקת המסמכים הארגוניים מתבצעת בפשטות ואף במהירות.
סורקי מסמכים מקצועיים מהדור האחרון מאפשרים סריקת מסמכים המוכנסים למזין הנייר ונסרקים ברצף, אחד אחר השני. ניתן להגדיר כל מסמך כקובץ או ליצור קובץ אחד מכל המסמכים גם יחד. למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מקצועיים, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים.
סורקי מסמכים מקצועיים
כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים ביתיים, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בסריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת השימוש בטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק המקצועי ובתוכנות הנלוות המסופקות איתו.
משתמשים רבים אינם יודעים לסרוק מסמכים המסומנים במארקר, מסמכים הכתובים בעיפרון, או מסמכים באיכות נמוכה. החשש מהתעסקות עם טכנולוגיה המשמשת למטרה אחת – סריקה – מקטין את אפקטיביות הסורקים ולכן סריקת מסמכים על ידי עובדי הארגון ממשיכה להישאר ברמה נמוכה, כפי שהייתה עם הסורקים הישנים. כדי ליצור ארכיון אלקטרוני, ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים מקצועי ואיכותי וראש פתוח.
כאשר רוצים לסרוק כמות גדולה של מסמכים בארגון, יש שתי דרכים עיקריות – הראשונה מיועדת לארגון המעוניין לבצע את הסריקה בעצמו ואילו הדרך השנייה מצריכה שימוש בחברת סריקה חיצונית. כדי שהארגון יבצע סריקת מסמכים בעצמו עליו לרכוש סורק מסמכים מקצועי מהיר, להכשיר עובדים ולתת להם לבצע את המלאכה. לסריקת כמויות גדולות של מסמכים בזמן קצר, חובה לבחור בסורק מסמכים מהיר ואיכותי עם יכולת סריקה של אלפי (או עשרות אלפי) מסמכים ביום.
הפיתוחים האחרונים בטכנולוגיית הסריקה האיצו את הפעילות העסקית במגזר נותני השירותים לסריקת מסמכים, כולל שירות לסריקת מסמכים באתר הלקוח. בישראל פועלות חברות המספקות שירותי סריקה של מסמכים ומסייעות לארגון להיפטר מניירת עודפת, כולל אפשרות להזמין שירות לסריקה באתר (אם חוששים לאבטחת המידע הקיים במסמכים או מאובדן מסמכים תוך כדי הסריקה).
שירותי סריקת מסמכים לעסקים
כיצד הכל התחיל? מתוך רצון לייעל את העבודה המשרדית הקשורה לניהול המסמכים בארגון, פותחו תוכנות ניהול מסמכים היכולות לנהל מסמכים סרוקים בקלות. לשם כך יש לסרוק את המסמכים ולשלבם בתוכנת ניהול המסמכים הממוחשבת. כיום כבר אין צורך לתייק מסמכים בקלסרים המאוחסנים ברחבי המשרד. גופים עסקיים מייצרים כמויות עצומות של מסמכים. כיוון שהמסמכים אינם מתכלים מעצמם נוצרת הצטברות רבה התופסת שטחי משרד יקרים ומקשה על העבודה השוטפת במשרד ועל איתור המסמכים.
מלבד עלות הייצור והאחסון של המסמכים, קיימים היבטים נוספים המוכיחים כי התנהלות באמצעות ניירת מודפסת עולה כסף רב לארגון. מידי שנה עסקים רבים מבינים את החשיבות בסריקת מסמכים ומסלקים את הניירת המיותרת מהמשרד.
סריקת מסמכים לארגונים
הדרך הבטוחה ביותר לבצע סריקת מסמכים היא באמצעות חברה הנותנת שירותי סריקת מסמכים באתר הלקוח. צוות מיומן מגיע למשרדי הארגון עם ציוד מתאים ומבצע את הסריקה תחת עינו הפקוחה של איש הארגון הממונה על התהליך. מסמכים אינם הולכים לאיבוד ואינם נחשפים לגורמים עוינים מחוץ למשרד.