נכנסת למשרד של חבר וראית שבלחיצת כפתור הוא מאחזר מסמך בן חמש שנים (חשבונית לקוח לבדיקת תום אחריות) ולך נותר רק להשתאות. לצערך, אצלך בחברה עדיין מחפשים מסמכים במחסן המעופש (המכונה "ארכיב") שבמרתף, כאשר קלסרים מאובקים עם ניירת מצהיבה ומסריחה ערומים אחד על השני .
בכל פעם שאחד העובדים שלך מחפש מסמך, הוא יורד למחסן ומבלה בו שעה ארוכה ולא נעימה. לעומתו, החבר שהתקין תוכנת ניהול מסמכים וסורק את הניירת שלו באופן קבוע, עושה זאת בשניה. סריקת מסמכים כבר מזמן אינה מותרות אלא צו השעה והיא מבוצעת בארגונים רבים. משרד ללא נייר – לוחצים על כפתור והמסמך מגיע.
ניתן לבצע הקבלה בין חיפוש מסמכים במשרד לחיים הפרטיים. כאשר אתם מחפשים תמונה מסויימת אינכם יורדים למרתף מעופש אלא נכנסים לתיקיה הממוחשבת בלפטופ (או בענן, בסמארטפון או בטאבלט). אם אתם מנהלים עסק קטן או גדול כדאי שתתייחסו למסמכים שלכם באותה צורה. זה מקל על החיים ומבטיח את שרידות המסמך לשנים רבות.
כיוון שניהול ידע ומסמכים בארגון מורכב עשרת מונים מארגון תמונות במחשב הביתי, יש צורך להשתמש בכלים טכנולוגיים איכותיים. כשרוצים לנהל מערכת ניהול מסמכים יש צורך בסורק, תוכנת סריקה (תוכנה לסריקת מסמכים או תוכנת ניהול מסמכים) – אבל לאחר שהצטיידתם בכל אלה, הדרך שלכם לעידן הארכיון הדיגיטלי תהיה קצרה. אם אתם מבצעים את סריקת המסמכים בעצמכם, כדאי לרכוש סורק ארכיון מקצועי ואיכותי. סריקה באמצעות סורק מסמכים ישן או במכשיר המשולב המשרדי, תיתן תוצאות בהתאם.
האלטרנטיבה לסריקה פנים ארגונית היא הוצאת המסמכים לסריקה בחברה לסריקת מסמכים. אל תתפתו להצעות של חברות שאינן מבצעות את סריקת המסמכים בעצמן אלא מעבירות הלאה – מתווכי סריקה – הקפידו שהסריקה תתבצע בחברה אצלה הזמנתם את השירות. אם יש צורך בכך – סעו למשרדי החברה, התבוננו בציוד שלה, בקשו לשוחח עם ממליצים והשוו מחירים עם חברות סריקה אחרות.
באמצעות סריקה ממוחשבת אתם יוצרים ניהול מסמכים חכם, חוסכים שטח אחסון יקר במשרד (כל המסמכים המאוחסנים בשטח גדול מרוכזים בדיסק אחד בלבד), מונעים בלאי ואבדן של המסמכים, מגינים על המידע מפני אסונות ונזקים ומשפרים את שרידות המידע הארגוני. כשיוצרים ארכיון מסמכים דיגיטלי ומבצעים גיבוי רב שכבתי חכם, אתם חסינים בפני גניבה, פריצה, שריפה, שיטפון, בלאי ועוד, ועובדים באופן יעיל ותחרותי.