אם אתם רוצים לסרוק את המסמכים שלכם בעצמכם, כדאי לעשות הכנה מקדימה ולבחון את הדרישות והצרכים המדויקים. מזה שנים שהשימוש בסורקי מסמכים, בעסק או בבית, הפך לנפוץ. סורקי המסמכים המקצועיים החדשים הפכו את פעולת הסריקה הממוחשבת לידידותית וקלה. סורקים רבים מכילים מערכות סריקת מסמכים אוטומטיות המאפשרות ביצוע פעולה מורכבת בלחיצת כפתור. המשתמש הרגיל והלא מנוסה אינו צריך לסיים תואר שני בהנדסה כדי לתפעל סורק מסמכים בסיסי. נכון שקיימים סורקים מתקדמים (סורקי ארכיון תעשייתיים) הדורשים הבנה וידע בתחום סריקת מסמכים או הגרפיקה, אולם ידע זה נחוץ לקביעת הגדרות וביצוע משימות מורכבות.
סורק מסמכים שולחני שהיה מוצב בעבר רק בעמדות מסוימות במשרד, הפך בשנים האחרונות למוצר סטנדרטי בסביבת המחשוב הארגונית. בין אם מדובר בסריקת מסמכים נכנסים, קלסרים עבי קרס, קטעי עיתונות או כל מסמך אחר, הצורך בסורק מסמכים הפך מ"טוב שיש" ל"מוצר חובה" בארגון. סריקת מסמכים לבדה אינה מספקת. יש צורך בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה שתאפשר לכם לאתר את המסמכים בלחיצת כפתור ולא לבזבז זמן יקר בחיפוש המסתמך על זיכרון.
באם אינכם זקוקים לתוכנה לניהול מסמכים (או שיש לכם כבר תוכנה) קיימים מספר פרמטרים שחשוב לתת עליהם את הדעת בקניית או בשכירת סורק מסמכים מחברה להשכרת סורקים:
מהירות סריקה – יש לבחור סורק מסמכים מקצועי שמסוגל לסרוק עשרות דפים משני הצדדים בדקה. אם לארגון יש מאות אלפי מסמכים עליו לחפש סורק שיהיה מהיר, אך גם לא יקר מידי. סדר גודל של 50 דפים בדקה הוא בהחלט ריאלי למטרה זו. כמובן שכל המרבה במהירות, הרי זה משובח.
אופן הזנת הנייר – חשוב לרכוש סורק מסמכים מקצועי עם מזין נייר אוטומטי (בטח ובטח לא סורק עם משטח סריקה בלבד המאפשר סריקת דף אחד בכל פעם). חשוב לרכוש סורק מסמכים בעל מנגנון הזנה המכיל מסמכים רבים וסריקתם באופן אוטומטי זה אחר זה.
רזולוציה – כדי שאיכות התמונה של המסמכים הנסרקים תהיה טובה יותר ותאפשר בהמשך לבצע הליך זיהוי טקסט עם תוכנת OCR מתאימה, יש לבחור סורק עם רזולוציית סריקה גבוהה. סריקת מסמכים ברזולוציה של 300 dpi ומעלה היא סבירה בהחלט. סריקה ברזולוציה גבוהה יותר תייצר קבצים עם נפח גבוה שיתפוס מקום ויאט את פעילות המערכת.
אם אינכם מעוניינים לרכוש סורק ובכל זאת רוצים שהפרוייקט יתבצע על ידי אנשי הארגון, ניתן לשכור סורק מחברת סריקה ותיקה ומנוסה שתתן לכם שירותי סריקה מקצועיים. כדי לשמור על אבטחת המידע, חשוב שתבדקו לאיזו חברה אתם נותנים את הפרויקט. חשוב שתחתימו את חברת הסריקה על חוזה עם סעיפים המתייחסים לחשיפת המידע של המסמכים שלכם לצד שלישי. דרך פשוטה יותר למנוע זליגת מידע עקב הוצאת המסמכים מחוץ לארגון היא באמצעות קבלת שירותי סריקה באתר הלקוח.