גם אם שיטת תיוק המסמכים משתנה ממשרד למשרד, המכנה המשותף זהה – כולם מייצרים נייר בכמויות תעשייתיות. בואו ונבצע הדמייה של תהליך הזמנה מבוסס נייר. כאשר אתה רוצה לרכוש שטיח אתה נכנס לאולם התצוגה ומסתכל על הדוגמאות. אחרי שבחרת את השטיח המתאים, איש המכירות רושם את ההזמנה על גיליון עם שלושה עותקים. ההזמנה מועברת לפונקציות המתאימות בחברה והתהליך מתחיל.אחרי שהשטיח מסופק לך, טופס ההזמנה בדרך כלל מסיים את חייו בקלסר ההזמנות שסופקו.
אז מה אנחנו עושים עם כל הנייר הזה שאנחנו מייצרים?
טפסי ההזמנה הישנים ממוקמים בתחתית הערימה, ואילו הטפסים החדשים בחלקה העליון. במקרה הטוב הטופס זוכה ליחס רציני ומתוייק בקלסר המתאים (לצידם של קלסרים דומים על אחד המדפים בארון הקלסרים). במשרדים רבים חוגג אי סדר בכל הקשור לטיפול במסמכים. החשבוניות, ההזמנות, הקבלות ותעודות המשלוח נשמרות בקופסת קרטון הממוקמת על השולחן, ובעת הצורך, כשרוצים למצוא מסמך מסויים, חופרים בקופסה. היתרון היחיד בשיטה הזו נעוץ בכך שכל החומר מרוכז במקום אחד.
ארגונים המעוניינים לחסוך בהוצאות התפעול עוברים למתכונת "משרד ללא נייר" (PAPERLESS). הם שוכרים יועצים ומיישמים את המלצותיהם. הם משקיעים בהכשרת עמדה לסריקת מסמכים, רוכשים סורקים מקצועיים ומערכת תוכנה לניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי ממוחשב), מכשירים כוח אדם ומצפים לקצור את הפירות בסוף השנה.
במסגרת התהליך הם מבצעים סריקת ארכיון המסמכים הישנים ובכך מפנים שטח אחסון יקר (וכבר מתחילים בחסכון…). אחד מצווארי הבקבוק בתהליך הוא שיתוף הפעולה של העובדים. כדי לעבוד במתכונת הזו צריך לשנות הרגלים ולהסתגל לצורת עבודה חדשה. את העובדים לא מעניין שהארגון רוצה לחסוך כסף במעבר ל"משרד דיגיטלי". לעובדים חשוב שהם לא ישלמו את מחיר הקדמה ושהחסכון הכספי לא ייעשה על גבם.
אם יישום ה"משרד ללא נייר" יבוא על חשבנם – הם לא ישתפו פעולה וישימו מקלות בגלגלים. אם הם ישולבו בתהליך בצורה חכמה ויתוגמלו בהתאם קיימת הסתברות גבוהה יותר להצלחת התהליך.