סריקת מסמכים הפכה לפרוצדורה נפוצה ומקובלת בארגונים מתקדמים. יחד עם זאת עסקים רבים עדיין לא הפנימו את החשיבות בסריקת מסמכי הארגון וממשיכים במתכונת בה עבדו במאה שעברה. סריקת מסמכים בארגון מגבירה את היעילות בתפעול השוטף ומייצרת גיבוי חשוב למסמכי המקור (למקרים של שריפה, הצפה, גניבה וכדומה). כיום ניתן לקבל שירותי סריקת מסמכים בעלויות נמוכות, בעיקר אם מדובר בכמויות גדולות מאוד של מסמכים.
שירות לסריקת מסמכים אינו נחשב למותרות והוא מתבצע מידי יום בארגונים, חברות, עסקים, מוסדות חינוך וממשלה, רשויות מקומיות, בתי חולים, משרדי עורכי דין, גופים ממשלתיים ועוד. סריקת מסמכי הארגון חשובה מאוד לשיפור היעילות והשרידות של העסק. אתם יכולים לסרוק את המסמכים באמצעות כוח האדם בארגון או לעשות זאת בעזרת חברה לסריקת מסמכים שתעשה את העבודה עבורכם במקצועיות. חברת הסריקה תאסוף מכם את המסמכים ותשנע אותם ללשכת הסריקה שם הם יעברו הכנה קפדנית. עובדי הסריקה יסירו את כל הסיכות, יוציאו אטבים וניילוניות ויאווררו כל דף בנפרד למניעת חשמל סטטי והידבקות של דפים לקבוצה אחת שתעבור בסורק.
להבדיל מארגון ממוצע, לחברת סריקה של מסמכים יש סורקים מקצועיים ותעשייתיים המתאימים לסריקת ניירת מגוונת, ספרים, חוברות וכרטיסי ביקור. סורקים אלה מכילים טכנולוגיה מתקדמת המאפשרת ספירת כמות העמודים בכל פרוייקט, יישור דפים עקומים, הסרת צבעים מסוימים, הסרת דפים לבנים, היפוך ויישור דפים בהתאם לכיוון הטקסט, התראה וחיווי על מעבר דפים יחד בתעלת הסריקה, יכולת הגדרת פורמט הקובץ לשמירת המסמך, מתן שם או מספר עוקב אוטומטי, ניתוב ישיר לדואר אלקטרוני של המשתמש, ביצוע OCR תוך כדי סריקה ועוד.
כדי להפוך מסמכים סרוקים לקבצים עם יכולת חיפוש בטקסט, יש צורך בהעברתם בתוכנת OCR המאפשרת ניתוח וזיהוי של הטקסט. התוכנה מאפשרת המרה של קובץ PDF רגיל לקובץ PDF Searchable. מדוע זה טוב? כדי שתוכלו לחפש קבצי מסמכים בקלות באמצעות הקלדת מילה או מחרוזת מילים האמורות להימצא בהם. החיפוש המהיר יאתר את המסמך הרלבנטי ואת מיקום המילה שהוקלדה בקובץ.
סריקת מסמכים חוסכת לארגון בשטחי משרד (שטחי משרד = עלויות שכר דירה) והופכת את הארגון ליעיל וירוק יותר (בעיקר אם צריך תקן ISO. אמנם הסריקה כרוכה בתשלום לחברת הסריקה אך בטווח הארוך היא מייצרת חסכון משמעותי בהוצאות העסק.