גם אם שיטת תיוק המסמכים משתנה ממשרד למשרד, המכנה המשותף זהה – כולם מייצרים נייר בכמויות תעשייתיות. בואו ונעשה הדמיה של הזמנה מבוססת נייר. כאשר אתם רוצים לרכוש שטיח, אתם נכנסים לאולם התצוגה ומסתכלים על הדוגמאות. אחרי שבחרתם את השטיח המתאים, איש המכירות רושם את ההזמנה על גיליון עם שלושה עותקים. ההזמנה מועברת לפונקציות המתאימות בחברה והתהליך מתחיל. אחרי שהשטיח מסופק לכם, טופס ההזמנה בדרך כלל מתויק בקלסר ההזמנות שסופקו.
אז מה אנחנו עושים עם כל הנייר הזה שאנחנו מייצרים?
טפסי ההזמנה הישנים ממוקמים בתחתית הערימה, ואילו הטפסים החדשים בחלקה העליון. במקרה הטוב הטופס מתויק בקלסר המתאים (לצידם של קלסרים דומים על אחד המדפים בארון הקלסרים). במשרדים רבים חוגג אי סדר בכל הקשור למסמכים. החשבוניות, ההזמנות, הקבלות ותעודות המשלוח נשמרות בקופסת קרטון הממוקמת על השולחן, ובעת הצורך, כשרוצים למצוא מסמך מסוים, חופרים בקופסה. היתרון היחיד בשיטה הזו הוא שכל החומר מרוכז במקום אחד.
ארגונים המעוניינים לחסוך בהוצאות התפעול עוברים למתכונת "משרד ללא נייר" (PAPERLESS). הם שוכרים יועצים, משקיעים בהכשרת עמדה לסריקת מסמכים, רוכשים סורקים מקצועיים ומערכת תוכנה לניהול מסמכים, מכשירים כוח אדם ומצפים לקצור את הפירות בסוף השנה.
במסגרת התהליך הם מבצעים סריקה של ארכיון המסמכים הישנים ומפנים שטח אחסון יקר. אחד מצווארי הבקבוק בתהליך הוא שיתוף הפעולה של העובדים. כדי לעבוד במתכונת זו צריך לשנות הרגלים ולהסתגל לצורת עבודה חדשה. את העובדים לא מעניין רצון הארגון לחסכון – לעובדים חשוב שהם לא ישלמו את מחיר הקדמה והחסכון הכספי לא ייעשה על גבם.
אם יישום ה"משרד ללא נייר" יבוא על חשבון העובדים – הם לא ישתפו פעולה ויתקעו מקלות בגלגלים, אך אם הם ישולבו בתהליך ויתוגמלו בהתאם, קיים סיכוי גבוה להצלחת התהליך.