ארגון שרוצה להיות מעודכן ויעיל מול לקוחותיו וספקיו חייב לבדוק מידי פעם את מגוון הכלים בהם הוא משתמש ולהתאים את עבודתו לדרישותיהם. כדי שהארגון יוכל להגיב במהירות וביעילות לצרכי הגופים הנמצאים איתו באינטראקציה תמידית, עליו להתקין מערכת ניהול מסמכים מתקדמת (במקום להתעסק עם קלסרים וניירות) המנהלת את הקבצים הדיגיטליים ומאפשרת יכולות חיפוש, איתור, שינוי, ושליחת מסמכים דיגיטליים ללקוחותיו וספקיו.
ניהול מסמכים ממוחשב (במתכונת ארכיון דיגיטלי / ארכיון אלקטרוני / ארכיב דיגיטלי) של הניירת הארגונית המאוחסנת בקלסרים, קרטונים, בתי ארכיב, בתי גניזה, מחסנים, ארכיון או ארונות, יאפשר לרכז את כולם על גבי דיסק אחד בודד. לא משנה אם מדובר במסמכים רגילים, הצעות מחיר, חשבוניות, תעודות משלוח, מאזנים חשבוניים, דו"חות שונים וכדומה, או שמדובר במסמכים מסווגים, שרטוטים הנדסיים או מפות – את כולם ניתן לנהל באופן ממוחשב.
לשם כך יש לבצע סריקת מסמכים שתצמצם את שטח האחסון הנוכחי ותאפשר לרכז את כל הניירת בדיסק אחד בודד, מהלך שישפר את תפקוד הארגון, יוריד עלויות ויאפשר לארגון להתקדם במסלול הטכנולוגי לכיוונים נוספים. לא נצטרך לבזבז זמן רב בחיפוש אחר מסמכים, וקרוב לוודאי שתופעת איבוד המסמכים הקיימת היום תיעלם לחלוטין. החזון של ארגון מסמכים במשרד ללא נייר נמצא כבר כאן והמעבר ל ארכיון דיגיטלי יקדם את הארגון ויהפוך את החיים לקלים יותר.